Samen op stap

De conferentie gaat door in het JW Marriott Texas Hill Country hotel. De site deed mij al vermoeden dat het hotel de moeite ging zijn, en de reactie van de taxichauffeur die ons erheen zal brengen bevestigt mijn voorgevoel alleen maar. Toch ben ik onder de indruk wanneer ik het hotel plots naast ons zie opdoemen. Het is een gigantisch complex met onder andere twee golfbanen, een enorm zwembad (inclusief Lazy River) en vijf restaurants met elk een eigen karakter.

Ons hotelletjeWanneer de taxi ons voor de deur afzet, staat er onmiddellijk vier man personeel rond ons: twee man om de autodeur voor ons open te doen, en twee man om onze bagage te dragen. Wij zijn nog altijd niet gewend aan zoveel onnodige aandacht, en sleuren eigenlijk liefst van al zelf met onze valiezen. De twee portiers wiens werk we hierdoor hebben afgepakt heten ons dan maar uitbundig welkom in het hotel, terwijl nog twee andere personeelsleden de hoteldeur voor ons openen.

Het nadeel van een resorthotel als dit, is dat het nogal afgelegen ligt. In Stockholm en Toronto, de vorige keren dat ik mee mocht op conferentie, kon ik overdag gaan shoppen of gaan struinen door het centrum van de stad, maar dat zit er hier niet in. Omdat ik toch graag iets om handen heb, heb ik me dan maar opgegeven als vrijwilliger om te helpen tijdens de conferentie. Op die manier zit ik overdag niet alleen, én mag ik binnen op alle fancy feestjes die tijdens de conferentie georganiseerd worden.

Tadaa!Het coolste van het hele gebeuren vind ik mijn eigen conferentiebadge: alle deelnemers aan de conferentie krijgen een badge, met daarop hun naam en affiliaties. De belangrijke mensen krijgen ook nog een lintje in een specifiek kleur om aan te tonen dat ze spreker, organisator, of sponsor zijn. Ik ben geweldig trots als ik zie dat er ook een speciaal vrijwilligerslintje is. Ik ben ook belangrijk! Jammer genoeg vond de organisatie mij toch nog niet belangrijk genoeg om de moeite te nemen om mijn naam juist te spellen. Tijdens de conferentie zal ik door het leven gaan als “Annelie”, maar dat maakt niet uit. Of er nu een “s” achter staat of niet, geen enkele Amerikaan kan mijn naam correct uitspreken.

Ik moet pas op de laatste twee dagen van de conferentie echt in actie schieten als vrijwilliger, dus op de eerste twee dagen kan ik het rustig aan doen. Terwijl Thomas aan zijn presentatie werkt, lig ik in de lazy River. Als Thomas om 7u opstaat om naar de eerste sessie van de dag te gaan, draai ik me nog eens om in ons king size bed, terwijl ik probeer om niet te verdwalen tussen onze negen kussens.

Jawel, negen kussensOp zondagavond is er een netwerk evenement. Dit uitstapje is de voornaamste reden dat ik me ben gaan verdiepen in de mogelijkheden om gratis naar de conferentie te kunnen. De avond vindt plaats in de Leon Springs Dance Hall, een ouderwetse danszaal waar we mogen smullen van een Texaanse barbecue onder begeleiding van een live band. Een gratis shuttle brengt ons ter plaatse, en het blijkt een oude golfplaten schuur te zijn. Binnen bestaat het decor uit een oude houten toog, grote ronde tafels, en een podium waar de beloofde live band al volop aan het spelen is. Voor het podium geven twee ingehuurde dansers het beste van zichzelf. Nadat we van het buffet gesmuld hebben, wordt iedereen uitgenodigd op de dansvloer voor een lesje Line Dancing door de twee professionals. Ik vind het ideaal: op die manier kan Thomas ongestoord netwerken terwijl ik mij kan uitleven op de dansvloer.

De dansles is niet bepaald een succes. Hoewel de pasjes extreem eenvoudig zijn (vier stappen naar links, terugkeren, vier naar achter, en evenveel terug naar voor) slaagt de meerderheid er niet in om er een gestroomlijnd geheel van te maken. Ik vind het verfrissend om te zien hoe proffen, dokters en doctors; mensen die gewend zijn om uit te blinken in hun vak; zo staan te sukkelen op de simpele danspasjes. De leraar legt de muziek verschillende keren stil omdat hij het niet meer kan aanzien, maar ik ben mij geweldig aan het amuseren. Het enige dat ik een beetje jammer vind, is dat ik geen cowboy boots aanheb: daarmee zou de “heel and toe” ongetwijfeld nóg leuker zijn.

Dance your ass offNa de pauze krijgen we het tweede deel van de dansles. Deze keer staat zowat de helft van de aanwezigen op de dansvloer. Ondertussen heeft de lesgever ingezien dat hij het een beetje eenvoudiger zal moeten maken, en zo staan even later 200 proffen, postdocs en random toeristen als mezelf de vogeltjesdans te doen in een oude Texaanse Dance Hall. Even later schakelt de dansleraar over op zangles, ongetwijfeld in de hoop dat dit beter zal lukken. Het hoogtepunt is de Cotton Eye Joe, waarbij iedereen om het hardst “Bull-shit” mag roepen. Volgens de dansleraar is dit het nationale lied van Texas: “Cause we’re all so full of it!”.

De volgende dag begint het echte werk voor mij. Ik heb me opgeschreven om aan de registratiedesk te gaan zitten, maar de laatste twee dagen van de conferentie is daar heel weinig werk. Ik krijg dus volop de tijd om de Texaanse oma’s te leren kennen die door de stad worden ingehuurd om te helpen op dit soort grote evenementen. Ik ben ook een paar keer “session assistant”: er wordt van mij verwacht dat ik mogelijke crisissen opvang, en dat ik alles doe om de sprekers tevreden te houden. In de praktijk betekent het vooral dat ik tijdens de vragenronde rondloop met de micro door de hele zaal.

Tijdens de sessie van Thomas was voorzien dat ik aan de registratie zou zitten, maar op het allerlaatste moment krijg ik de rest van de dag vrij omdat er toch geen werk meer is. Omdat ik zenuwachtiger ben dan Thomas, lijkt het ons geen goed idee om mij in het publiek te zetten tijdens zijn presentatie, maar van zodra hij gedaan heeft glip ik de zaal binnen. Terwijl de rest van het volk naar buiten loopt, wordt Thomas omsingeld door nieuwe fans van zijn werk, die maar niet kunnen zwijgen over hoe indrukwekkend zijn presentatie was. Ik zit te blinken in mijn stoel, fier als een gieter, alsof ik GenomeView zelf ontworpen heb.

De Lazy RiverDe laatste avond krijgen we nog een receptie in de tuin van het hotel, en de hapjes zijn hemels lekker. Ik doe mezelf onder meer tegoed aan kruidige kipbrochettes, scampi in een krokant kokoskorstje, lauwe toastjes met brie en minihamburgertjes (het is nu eenmaal America). Wanneer de receptie haar einde nadert bestellen we nog een laatste glas wijn, voor we ons terugtrekken in de schommelstoelen tussen de buitenhaard en de watervallen. Terwijl we in het vuur staren, en onze laatste hapjes oppeuzelen, denken we met tegenzin aan onze lange vlucht van morgen.

Volgend jaar is de conferentie in Disney World, Orlando. Ik hoop maar dat Thomas weer een uitnodiging krijgt om te gaan spreken…